Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail geöffnet und gelesen wird.
Um einen erfolgreichen Newsletter zu betreiben, müssen Sie bereits im Vorfeld einige Vorarbeit leisten. Sie müssen Ihren Newsletter nicht nur als einzelne Nachricht, sondern im Kontext als Teil einer Serie planen, strukturieren, Inhalte mit Bedacht wählen, rechtliche Fragen klären.

Newsletter richtig planen

1. Ziele definieren – Checkliste erstellen

Um Ihre Ziele zu erreichen, müssen Sie diese zunächst klar definieren und sich auch Zwischenziele setzen. Bestimmen Sie Priorität Ihrer angestrebten Ziele derzeit und in Zukunft.

2. Zielgruppe bestimmen

Welche Zielgruppe sprechen Sie an? Sind es Privatkunden, Groß- oder Kleinunternehmen oder vielleicht Behörden? Möchten Sie ein bestimmtes Alter ansprechen? Mit welchen Problematiken beschäftigt sich Ihre Zielgruppe und inwiefern kann Ihr Produkt dabei helfen?

3. E-Mail-Adressen gewinnen

Wie gewinnen Sie Ihre E-Mail-Adressen? Selektieren Sie bereits hier aus. Richten Sie sich an Adressaten, die zu Ihrer Zielgruppe gehören und sich tatsächlich für Ihren Newsletter interessieren könnten.

4. Erreichbarkeit Ihrer E-Mail-Abonnenten

Überprüfen Sie die Erreichbarkeit Ihrer E-Mail-Abonnenten. Dauerhaft nicht zustellbare E-Mail-Adressen – wenn der Empfänger sein E-Mail-Konto gekündigt hat oder der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat – sollten Sie aussortieren, da diese die Mailserversysteme belasten.

5. Motivatoren um Interessenten zu gewinnen

Welche Argumente sprechen dafür Ihren Newsletter zu abonnieren? Einige Motivatoren die für Sie sprechen, könnten sein:

  • Jederzeit informiert über aktuelle Neuigkeiten und Angebote.
  • Früher informiert sein als auf klassischem Weg.
  • Empfänger kann selbst entscheiden, welches Thema ihn interessiert und wann er darüber lesen möchte.
  • Ausgewählte Angebote erhalten, einfach per Mausklick bestellen.
  • Vorab über Veranstaltungen informierte werden, um sich die besten Plätze zu sichern.
  • Erhalt von Treue-Rabatt.
  • Informationen bequem in digitaler Form erhalten, dadurch keine Papierablage mehr.

6. Anlässe für Mailings

Zu welchen Anlässen versenden Sie Ihre Mailings?

  • Events: Fachvortrag, Produkt-Präsentation, Messe
  • Aktionen: Gewinnspiel, Werbegeschenke, Gutschein-Aktion
  • Serviceverbesserung: Info-Dienst, Bonus-System, Garantieleistung
  • Sonderangebote: Frühbucher-Rabatt, neue Preisliste, Saisonangebote
  • Datum: Geschäftsjubiläum, Geburtstag, persönliche Jubiläen
  • Ankündigung: Neuheiten, Produktverbesserung, neue Ansprechpartner
  • Informationen: neuer Katalog, neue Mitarbeiter, neue Webseite
  • Saisonale Anlässe: Ferienbeginn, Advent, Ostern
  • Stammkunden: Werbeprämie, Treuegeschenk
  • Einzelmails: Dankeschön für Kauf, Begrüßung Neukunden, Geburtstag

7. Verwenden Sie Ihren echten Namen

E-Mail Marketing ist nichts, ohne eine Beziehung zu Ihren Lesern. Wie jedoch kann man eine Beziehung aufbauen, wenn man einem Gesicht keinen Namen zuordnen kann? Sie möchten mit Ihren E-Mails Ihre Abonnenten direkt ansprechen. E-Mails sind ein persönlicher Kanal und das sollten Sie auch so halten. Bedenken Sie – welche E-Mail würden Sie eher annehmen, die eines engen Freunds oder einer „Firma“? Beginnen Sie daher E-Mails mit Ihrem richtigen Namen im Absenderfeld zu senden und Ihre Abonnenten werden Sie in Ihrem Posteingang erwarten.
Das ist auch viel persönlicher als „Toller Newsletter #28“ nicht wahr?

8. Verwenden Sie Ihre echte E-Mail-Adresse

Würden Sie eine E-Mail öffnen, deren Absender „no-reply@tollefirma.de“ lautet? Als Blogger möchten Sie natürlich, dass Ihre Nachrichten auch gelesen werden.
Mit einer echten und erreichbaren E-Mail-Adresse realisieren Ihre Leser, dass Sie echt sind.
Niemand möchte eine Whiteliste oder eine No-Reply-Adresse zu seiner Kontaktliste hinzufügen.
Schließlich ist eine No-Reply-Adresse nicht nur unfreundlich, sondern gilt auch in einigen Ländern als illegal.

9. Autoresponders

Angenommen Sie haben einen Newsletter mit Tipps zum Thema Webdesign. Einem neuen Abonnent könnten Sie eine warme Willkommens-Nachricht zukommen lassen, mit ein paar Lektionen zur Orientierung.
Vergleichen Sie diesen mit einem Abonnenten, der bereits seit mehreren Monaten Ihren Newsletter erhält. Dieser wird mehr fortgeschrittene Inhalte erwarten. Es ist in Ordnung Ihre Waren zu promoten und Ihre Produkte an diese Person zu verkaufen. Autoresponder erleichtern es Ihnen die Inhalte an Ihre Leser anzupassen. Damit können Sie sehen, wo jemand in seinem Kundenlebenszyklus steht.
In Anlehnung an GetResponse, hat ein durchschnittlicher Autoresponder 8 Nachrichten und geht 49 Tage lang.
Leser freuen sich hochwertige und sinnvolle Inhalte zu erhalten, die ihr Leben erleichtern. Es ist eine Win-win-Situation.

10. Versenden Sie regelmäßig

Regelmäßig versendete E-Mails werden häufiger geöffnet und haben eine höhere Klickrate. Erhalten Ihre Adressaten einmal die Woche oder alle zwei Wochen Ihren Newsletter, wird dies zur Gewohnheit. Auch das Öffnen und Lesen wird zu einer gewohnten Handlung.

11. Halten Sie sich an eine regelmäßige Zeit

E-Mails senden, wenn Ihre Leser sich für die Arbeit vorbereiten oder zu Bett gehen? Die Chancen stehen da gut, dass Ihre E-Mail gar nicht erst geöffnet wird. Ein Viertel der E-Mails werden in der ersten Stunde geöffnet, vorausgesetzt die Leser sind nicht zu beschäftigt.

12. Senden Sie mehr E-Mails um die Absprungrate zu minimieren

Seien Sie nicht zu ängstlich mit Ihren Abonnenten-Listen und versenden letztendlich aus Vorsicht nur einmal im Monat einen Newsletter um Ihre Leser nicht zu nerven.
Die Menschen sind Gewohnheitstiere, bei denen es heißt ‚aus dem Auge aus dem Sinn‘. Senden Sie monatlich einen Newsletter, ist es Zeit die Frequenz zu erhöhen, sonst vergessen die Leute wer Sie sind, kündigen und markieren Sie als Spam.

13. Nehmen Sie Abmeldungen in Kauf

Ermöglichen Sie Ihren Abonnenten ein leichtes Abbestellen Ihres Newsletters. Dies ist eine absolut notwendige Funktion, auf die Sie unbedingt achten sollten. Andernfalls machen Sie sich bei einem fehlenden Abmelde-Link oder mit einer umständlichen Abmelde-Prozedur, unnötig Feinde. Möglicherweise verlieren Sie dadurch Kunden und Empfehler. Eine Abmeldung Ihres Newsletters dagegen bedeutet nicht unbedingt auch den Verlust eines Kunden. Denn ein Newsletter ist nur ein mögliches Medium um Ihre Kunden zu erreichen. Bedenken Sie die Individualität ihrer Zielgruppe und deren Bedürfnisse. Möglicherweise bevorzugen ihre Kunden zum Teil ander Kanäle, wie Ihren Blog, Ihre Homepage oder sie nehmen Sie regelmäßig  in Social Media Portalen wahr.

14. Reaktivieren Sie inaktive Abonnenten

Ihre Kunde hat regelmäßig Ihren Newsletter gelesen und jetzt gekündigt? Abonnenten können immer mal abspringen. Einen letzten Versuch diese zurückzugewinnen dürfen Sie aber starten. Versuchen Sie es mit einer neu aufgelegten E-Mail-Kampagne. Verfassen Sie kreative Erkundigungsschreiben mit einer aussagekräftigen Betreffzeile.

15. Nehmen Sie sich Zeit zum Antworten

Beantworten Sie jede E-Mail die Sie erhalten? Haben Sie den Anspruch dies zu tun?
Wenn Sie bislang die E-Mails Ihrer Leser nicht beantworten, verpassen Sei eine große Chance eine stärkere Bindung zu Ihrer Leserschaft aufzubauen. Dies gilt besonders, je größer Ihre Leserschaft ist. (Wenn Sie tausende Menschen anschreiben und die Beantwortung der E-Mails zu zeitintensiv ist,
ziehen Sie die Möglichkeit einer Aushilfe in Betracht.)
Zugegeben, nicht jeder ist im Modus ‚Beziehung aufbauen‘. Möglicherweise haben Sie noch nicht viele Abonnenten und machen sich keine Gedanken um eine tiefergehende Verbindung. Sollte dies der Fall sein, behaupten Sie nicht, Sie würden jede E-Mail lesen und beantworten, dies könnte Sie Ihre Glaubwürdigkeit kosten. Sagen Sie was Sie tun und tun Sie was Sie sagen.

16. Was machen Ihre Mitbewerber

Abonnieren Sie den Newsletter Ihrer Mitbewerber. Eine trickreiche Methode um immer auf dem neusten Stand zu bleiben. Deren Blog oder Webseite auszuwerten wird nicht reichen. Sie möchten ein Insider werden und alles wissen über deren Inhalte, Frequenz, Style, Design, Betreffzeilen usw.

Inhalte mit Bedacht wählen

1. Mehrwert senden

Haben Sie jemals eine E-Mail erhalten, in der Sie aufgefordert wurden etwas zu kaufen?
Wenn dies mehrmals nacheinander geschieht, sind Sie genervt und bestellen den Newsletter ab. Lassen Sie dies nicht mit Ihrer E-Mail geschehen. Teilen Sie zunächst unverbindliche, wertvolle Beiträge, nach einem Verkauf fragen Sie erst später. Machen Sie sich nützlich und wertvoll. Ihr Newsletter sollte daher relevant, interessant, nutzorientiert und persönlich sein, verzichten Sie auf eine ausgeprägte Eigenpräsentation.

2. Schaffen Sie Anreize

Wofür geben Ihre Kunden ihre E-Mail-Adressen an Sie weiter? Belohnen Sie Ihre Kunden dafür mit besonderen Angeboten. Diese können sein:

  • Beratung: wertvolle Tipps, Expertenrat
  • Information: Insider-Informationen, Anwenderberichte, Spartipps, Veranstaltungstipps
  • Digitale Produkte: PDF-Dokumente, Spiele, Präsentationen
  • Physische Produkte: Produktproben, Versandkataloge, Terminplaner
  • Exklusive Produkte: Treuerabatt, Gewinnspiele, Clubangebote
  • Vorab-Angebote: Digitales Ticket, früherer Einlass bei SSV oder Event

3. Schnell gelesen

E-Mails werden schnell gelesen, oft nur überflogen. Verwenden Sie daher kurze Sätze und vermitteln Sie Ihren Kunden kurz, prägnant und präzise den Nutzen den sie mit Ihrem Newsletter haben.

4. Verwenden Sie hypnotische Worte

Es gibt einige Power Wörter, die Ihre Betreffzeile und Ihre E-Mail ansprechender machen. Einige Beispiele dafür sind „Geheimnisse“, „entdecken“, „entfesseln“, „Tabu“, „bewährt“, „Sie“, „garantiert“, usw.

5. Benutzen Sie eine klare Betreffzeile

Die Betreffzeile entscheidet darüber, ob Ihre E-Mail geöffnet wird. Manche Leute versuchen es mit besonders schlauen Betreffzeilen. Allerdings ist manchmal schlau = verwirrend. Seien Sie stattdessen direkt und sagen Sie klar, was den Leser erwartet. Der Kundennutzen sollte deutlich erkennbar sein und neugierig machen. Beziehen Sie sich auch nur auf den Inhalt und sparen Sie sich unnötige Angaben wie bpsw. Absender. Diese werden von gängigen E-Mail-Clients standardmäßig angezeigt.

6. Länge der Betreffzeile

Wie lang sollte die Betreffzeile sein? Hier gehen die Meinungen auseinander. Sie sollte grade so kurz sein, dass sie die wichtigsten Informationen enthält und ansprechend ist. Eine möglichst kurze, dafür nichtssagende Betreffzeile ist für Sie nutzlos. Achten Sie darauf, dass die Zeile auch nicht zu lang wird, da manche E-Mail-Programme die Zeile ab einer gewissen Länge abschneiden. Damit Ihre Zeile auch auf mobilen Endgeräten richtig angezeigt wird sollten Sie als Richtwert 28 bis 39 Zeichen nehmen.

7. Relevante Informationen

Relevante Informationen in der Betreffzeile erhöhen die Öffnungsrate. Beispielsweise könnten Auskünfte zum direkten Umfeld des Empfängers relevant sein. Sollten Informationen zum Wohnort vorhanden sein und auch zum Inhalt der E-Mail passen, sollte dies in der Betreffzeile angegeben werden.

8. Ersetzen Sie “Ich” durch “Du”

Verwenden Sie die Anrede “du”. Via E-Mail ist es einfacher unterschiedliche, Ihrem Kundenstamm angepasste E-Mails zu versenden. Nutzen Sie die Chance persönlich zur Personalisierung, anstatt Standardmails zu versenden.
Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail verfassen, versuchen Sie die Anzahl an „Ich“-Phrasen zu reduzieren. Ersetzen Sie diese durch „Du“-Phrasen. Sie werden auf diese Weise eine stärkere Bindung zu ihren Lesern aufbauen.

9. Seien Sie vertraut und persönlich

Verwenden Sie in der Anrede den Vornamen Ihres Adressaten um eine Verbindlichkeit zu erzeugen. Aber übertreiben Sie es nicht indem Sie dies in jedem Satz tun. Denn das könnte als seltsam oder gruselig empfunden werden und Ihren Leser verletzen. Es reicht jedoch wenn der Name des Empfängers im E-Mail-Kopf erscheint. In der Betreffzeile sollte eher darauf verzichtet werden. Der Empfänger ist sich durchaus bewusst, dass diese E-Mail nicht eigens für ihn verfasst wurde. Daher sollte die Betreffzeile ausschließlich für wichtige Informationen genutzt werden.

10. Verwenden Sie eine persönliche Begrüßung

Ein Beispiel dafür könnte sein:

Liebe Kathi,

danke, dass du dich für meinen XXX Newsletter interessierst!

Dieser kostenlose Newsletter erscheint wöchentlich. Jeder davon wird Tipps und Tricks enthalten, wie man XXX tut und verbessert. Die Informationen in diesem Newsletter sind nicht in meinem Blog zu finden. Manche Newsletter können aber eine detaillierte Ausführung der zuvor im Blog besprochenen Themen enthalten.

Manchmal versende ich auch während der Woche eine E-Mail wenn ich etwas Brisantes zu erzählen habe.
Aber keine Sorge, ich verspreche deinen Postfach nicht zu überfluten. Morgen wirst du deinen ersten Newsletter von mir erhalten, also sei gespannt.

WHITELIST MEINE  EMAIL
Verpasse nicht diesen interessanten Newsletter, weil er in deinem Spam-Ordner gelandet ist. Damit dies nicht passiert, speichere bitte meine E-Mail-Adresse XXX@Newsletter.de .

Nochmals vielen Dank für die Teilnahme an meinem Newsletter, ich wünsche dir viel Glück und Erfolg damit.

Grüße
XXX

11. Nutzen Sie die Kraft des P.S.

Verwenden Sie P.S. (postscript) um die Leser zu einer Handlung zu bewegen. Übertreiben Sie es nicht mit P.P.S und P.P.P.S.

12. Geben Sie ihnen alles oder einen Teaser

Manche Blogger versenden ihre gesamte Nachricht in einer E-Mail mit ein paar Links am Ende, während andere lediglich als Kostprobe einen Vorspann versenden.
Es gibt keine Patentlösung. Versuchen Sie beides und sehen Sie was Ihre Klickraten steigert.
(Tipp: E-Mails die Social Sharing-Buttons beinhalten habe eine höhere Klickrate)
Versuchen Sie es und halten Sie sich dann an die Strategie, die funktioniert.

13. Werben Sie Ihr Publikum mit dem Footer

Unterschätzen Sie niemals den Footer. Geben Sie Ihren Lesern eine großformatige, klare und prägnante, zum Handeln auffordernde Fußzeile. Dies könnte eine neue Produktvorstellung, ein Rabatt oder eine Einladung zur Registrierung für eine bevorstehende Veranstaltung sein.

14. Verwenden Sie Power Phrasen

Power Phrasen sind richtige ‚Evergreens‘. Das bedeutet, Betreffzeilen, die Sie unabhängig von der Thematik, immer wieder verwenden können. Erstellen Sie eine Liste an Power Phrasen, die sich für Sie bewährt haben und die höhere Öffnungs- und Klickraten für E-Mails generieren.
Ein Beispiel könnte sein „Haben Sie dies erhalten?“ als E-Mail nach einer Einladung. Es weckt die Neugier der Menschen, die wissen wollen, was sie möglicherweise verpasst haben.

15. Erzählen Sie eine Geschichte

Locken Sie Ihre Leser mit einer guten Geschichte. Jeder liebt gute Geschichten, damit sind sie aufgewachsen. Erst wenn der Leser interessiert ist sollten Sie Ihre Angebote oder Produkte anbieten.

16. Ködern Sie

Sobald Sie #11 oder #12 versenden, haben Sie Ihren Leser am Haken.
Haben Sie keine Angst über Gefühle zu sprechen. Gefühle sind energisch und magnetisch. Sprechen Sie eine Person einzeln an, nicht in einer Masse. Starten Sie eine Konversation. Vergessen Sie hin und wieder die Grammatik Regeln. Das ist in Ordnung.
Oh und denken Sie daran, es geht nie um Sie, es geht immer um Ihren Leser.

Inhalte gestalten und strukturieren

1. Verwenden Sie ein simples Design

Halten Sie Ihr Design schlicht, ausgenommen Sie wissen genau was Sie tun und warum. Standard-E-Mail-Programme können Layout-Funktionen oftmals nicht erkennen. Daher sollten Sie den Fokus auf ihre Texte setzen. Bereiten Sie die Inhalte übersichtlich und leicht zugänglich auf.

2. Geben Sie ihnen ein wenig weiße Fläche

Überladen Sie Ihre E-Mail nicht. Machen Sie Ihre Texte lesbar indem Sie Platz zwischen den Zeilen lassen. Das sieht sauberer aus, strukturiert Ihre Inhalte und optimiert damit die optische Wirkung, dies ist besonders wichtig für mobile Endgeräte.

3. Redaktionellen Inhalt und Werbung trennen

Hat sich Ihr Newsletter erst einmal etabliert, können Sie auch mehr Werbung einbauen. Achten Sie jedoch darauf, dass der redaktionelle Inhalt sich klar und deutlich von der Werbung abgrenzt.

4. Abbestellung

Möchte einer Ihrer Kunden Ihren Newsletter nicht weiterhin erhalten, sollten Sie diesen Kunden gehen lassen. Bieten Sie dazu eine deutlich erkennbare Möglichkeit mit einer einfachen Prozedur an.

5. Werden Sie visuell

Schöne, visuelle E-Mails wirken besser. Lernen erfolgt hauptsächlich visuell. Kurz, ein Großteil der Menschen gehört zu den visuellen Lernern. Setzen Sie dies in Bezug dazu, dass Menschen nur einen kleinen Teil erinnern, von dem was sie am Tag lesen. In E-Mails integrierte Videos und Bilder haben einen positiven Einfluss auf die E-Mail Kampagne und generieren höhere Klickraten. Visuelles macht Ihre Texte leichter verdaulich. Denn Leser werden Ihre E-Mail nicht detailliert lesen, sondern sie vielmehr scannen.

6. Text und Bilder im Gleichgewicht

Welches Design Sie verwenden sollten, hängt von Art und Inhalt Ihres Newsletters ab. Allgemein gilt jedoch, dass das Verhältnis von Text und Bildern stimmen sollte. Verwenden Sie wenige kleine Bilder damit Ihr Newsletter nicht als Spam erkannt wird.

7. Nutzen Sie Pre-Header

Ein Pre-Header ist die erste, angezeigte Zeile, die Ihre Nutzer von mobilen Geräten sehen. Da immer mehr Nutzer mobil unterwegs sind, wird diese Überschrift immer wichtiger.

8. Konditionieren

Konditionieren Sie Ihre Leser mit einer simplen Taktik. Schreiben Sie kurze E-Mails, nicht länger als 100 Worte, mit einem Link der auf den ganzen Inhalt verweist.
Veröffentlichen Sie den Rest des Inhaltes auf Ihrer Webseite.
Dies wird Ihre Leser dazu konditionieren auf einen Link zu klicken um etwas Gutes zu erhalten. In ihren Köpfen bedeutet Klick = gute Sache.

9. Sprungmarken

Ein Newsletter sollte möglichst kurz gehalten werden. Wenn es allerdings nicht anders geht, empfiehlt es sich bei längeren Newslettern ein Inhaltsverzeichnis mit Sprungmarken, zu bestimmten Themen oder zum Anfang, zu verwenden.

Rechtlich absichern, fair bleiben

1. Adressverwendung

Haben die Empfänger Ihres Newsletter explizit zugestimmt von Ihnen informiert zu werden? Verhindern Sie, dass jemand ungefragt Ihren Newsletter erhält. Informieren Sie Sie Ihre Kunden vorab, wozu Sie ihre Adressen verwenden.

2. Seien Sie ethisch korrekt und rechtlich auf der sicheren Seite

Spielen Sie nach den Regeln und seien Sie besonnen wenn Sie E-Mails verschicken. Beispielsweise ist es nicht OK, eine Person zu Ihrer Liste hinzuzufügen nur weil diese Ihnen eine Visitenkarte gegeben hat oder Ihnen eine Anfrage per E-Mail gesendet hat. Nicht jeder der mit Ihnen in Kontakt tritt, möchte automatisch auf Ihrer Liste stehen. Diese Person könnte Ihren kleinen Trick durchschauen, wenn sie zum ersten Mal Ihren Newsletter erhält. Besser ist es respektvoll mit der Privatsphäre anderer umzugehen. Auf der anderen Seite ist es völlig in Ordnung zu fragen „Vielen Dank für Ihre Karte. Ich betreibe einen zweiwöchentlichen Newsletter. Möchten Sie, dass ich Ihnen einige Tipps / regelmäßige Updates zum Thema xxx an diese E-Mail-Adresse zukommen lasse?“
Auf diesem Wege ist es wahrscheinlicher, dass sie ein ja als Antwort erhalten. Wollen Sie sich rechtlich absichern, setzen Sie nur Newsletter-Empfänger auf Ihre Liste, die auch ausdrücklich zugestimmt haben diesen zu erhalten.

3. Impressum

Ähnlich wie das Impressum auf Webseiten muss auch Ihr Newsletter ein Impressum mit Name, Firma und Anschrift enthalten. Bei Kapitalgesellschaften sind Sie auch verpflichtet den Geschäftsführer sowie die Handelsregisternummer anzugeben.

4. Bildrechte

Verwenden Sie in Ihrem Newsletter lediglich Bilder, für die Sie die Rechte besitzen. Bei abgebildeten Personen gilt zusätzlich, dass Sie das Einverständnis dieser Person benötigen.

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