Newsletter Leitfaden

Der Newsletter wird genutzt um Interessenten zu gewinnen und Kunden zu binden.

1. Warum lohnen sich Newsletter

Mit einem Newsletter haben Sie die Möglichkeit ihre Leistungen und Produkte näher vorzustellen und regelmäßig über interessante Angebote und Neuerungen zu berichten. Durch einen wiederkehrenden Newsletter erinnern Sie Ihre Empfänger an Ihre Angebote, ihr Name prägt sich bei Ihren Kunden ein, damit bieten Sie einen Service und können Ihre Kompetenz greifbar machen.
Als Kundenbindungswerkzeug ist dies eine kostengünstige Form der Akquise und verdrängt damit das Telefon als vorrangiges Mittel zur Gesprächsanbahnung. Ein Newsletter bietet dem Empfänger mehrere positive Aspekte. Zum einen ist dies eine schnellere Methode, da eine E-Mail schneller gelesen wird als ein Telefonat geführt wird. Bei einem Telefonat muss man Umgangsformen und einleitende Sätze wahren. In einer E-Mail werden diese unnötigen Floskeln gerne überlesen, ein Telefonat kann man schlecht vorspulen. Zudem kann der Empfänger selbst entscheiden zu welchem Zeitpunkt er diese Nachricht abrufen möchte. Ferner bietet der Newsletter eine große Erreichbarkeit.
Auch gegenüber Meldungen in Social Media Netzwerken, in denen allgemeine Nachrichten und Informationen geschaltet werden, ist der Newsletter vorteilhafter.
Sie wissen bei einem Kunden, der Ihren Newsletter abonniert hat, dass dieser bereits Interesse gezeigt hat. Diese Leute sollten persönlich angesprochen werden. Eine optimale Lösung dafür ist der Newsletter.
Auch auf Seiten des Senders bietet der Newsletter einige Vorteile. Das Reporting des Newsletters liefert aufschlussreiche Auskünfte:

  • Wann wurde E-Mail geöffnet? Wurde sie überhaupt geöffnet?
  • Wie lange wurde sie gelesen?
  • Wurden Links angeklickt
  • Wurde Nachricht weitergeleitet

Dadurch kann das Verhalten des Empfängers abgeleitet werden und auch was ihm gefällt und was nicht, wodurch der Newsletter angepasst und verbessert werden kann.

2. Bei welchen Gelegenheiten lohnen sich Newsletter

Newsletter lohnen sich, wenn der Versender seine Adressaten persönlich ansprechen möchte, wenn bspw. ein Online-Shop Sonderangebote, Rabatte oder Gewinnspiele anbieten möchte. Ist das Ziel des Senders eine große Adressatengruppe in allen Altersgruppen zu erreichen, ist auch hier der Newsletter das richtige Medium, da Erwachsene jeden Alters ihre E-Mails nahezu täglich abrufen.
Newsletter können in unterschiedlichen Zeitabständen gesendet werden. Ob wöchentlich, 10-tägig, monatlich oder seltener, hängt von den zu versendenden Inhalten ab. Grundsätzlich gilt: Der Newsletter sollte interessant sein und dem Empfänger einen Mehrwert bieten. Haben Sie nicht allzu häufig Neuigkeiten, Tipps und Wissenswertes, schreiben Sie lieber seltener einen Newsletter, statt sich zu wiederholen, da sich Ihre Leser durch zu häufige Aussendungen belästigt fühlen könnten und dann eher abspringen.
Letztendlich sollte ihr angestrebtes Ziel durch die Erstellung eines Newsletters mit einem angemessenen Aufwand an Zeit, Geld und Energie zu bewerkstelligen sein.

3. Wie spricht man die Newsletter-Empfänger an

Versetzen Sie sich in den Empfänger Ihres Newsletters. Würden Sie selbst diesen öffnen, weiterlesen, vielleicht auch weiterleiten?

„Sehr geehrter Herr Mustermann,

ich bin Harry Müller, ich bin der neue Kundenbetreuer für „Super Produkte“. Ich möchte Ihnen unser Unternehmen vorstellen und fragen, ob Ihnen etwas aus unserem Angebot zusagt…“

LÖSCHEN

„Sehr geehrter Projektmanager…“

LÖSCHEN

„Patrick, hoffe es geht Ihnen gut. Wollte mich kurz bei Ihnen melden und fragen, ob es gemeinsame Synergien zwischen unseren Unternehmen gibt…“

LÖSCHEN

Thomas, wir haben uns spezialisiert auf ein Komplettangebot von…“

LÖSCHEN

Der Leser ihres Newsletters entscheidet innerhalb Sekunden, ob er ihn lesen möchte oder nicht. Um für einen Leser ansprechend zu sein, muss die Botschaft Ihres Newsletters schnell zu erfassen sein. Vermeiden Sie ausschweifende Einführungssätze und Floskeln. Fassen Sie im ersten Satz das Wichtigste an Ihrem Anliegen zusammen.
Dieser Satz muss überzeugend und themabezogen sein. Mit Ihrem Newsletter sollten Sie Glaubwürdigkeit aufbauen, Neugier wecken und Interesse erzeugen. Ein erster Schritt dazu ist es Ihren Empfänger zu Personalisieren. Achten Sie hier jedoch darauf, dass Sie nicht zu freundschaftlich dabei sind und nicht etwa noch in einen minimalistischen „SMS-Schreibstil“ verfallen. Die Grammatik und Rechtschreibung sollten in jedem Fall gewahrt bleiben.

Die Person, die für Ihr Produkt oder Ihre Firma wirbt, sollte vertrauenserweckend sein und dem Leser vermitteln, dass sie ihm einen Mehrwert verschafft indem sie relevante Informationen übermittelt. Relevant können in diesem Fall wertvolle Tipps sein oder Sparmöglichkeiten. Auch etwas Witziges kann einen Mehrwert verschaffen.
Ob ihre „News“ für den Empfänger relevant sind, hängt jedoch nicht von ihren News, sondern vielmehr vom Empfänger selbst ab. Erhält der Empfänger eine Nachricht fragt er sich als erstes „Ist dies auf meine Ziele abgestimmt?“ Ihr Angebot muss die Anforderungen und Bedürfnisse des Empfängers erfüllen und dementsprechend darauf abgestimmt sein, da sonst, trotz ihrer Bemühungen, ihr Newsletter irrelevant für ihn ist. Ihr Newsletter stellt lediglich das Lockmittel dar, das ihr Angebot schön verpackt und Sie von der Konkurrenz abhebt.
Erstellen Sie hierfür ein Empfängerprofil – wen möchten Sie ansprechen – welche Bedürfnisse hat dieser Mensch – wie können Sie bestmöglich darauf eingehen.
Überlegen Sie sich einen triftigen Grund um den Empfänger anzuschreiben.
Sie möchten Ihr Produkt verkaufen, allerdings ist dies Ihr Grund. Der interessiert aber den Empfänger nicht. Ihn interessiert einzig und allein warum er Ihren Newsletter braucht. Dafür müssen Sie einen Grund finden und angeben. Fokussieren Sie auf die Ziele des Empfängers und vermitteln ihm, wie ausgerechnet sie allein ihm helfen können.

Denken Sie daran, dass sich all diese Aspekte bereits in der Betreffzeile wiederspiegeln müssen. Die Betreffzeile entscheidet letztlich ob der Kunde Ihre E-Mail öffnet oder nicht. Erinnern Sie sich an die 4 Aspekte Ihres Leitfadens:

  1. Formulieren Sie verständlich
  2. Beweisen Sie unschätzbaren Wert
  3. Stimmen Sie Ihr Angebot ab
  4. Erhöhen Sie die Priorität

Hier ein paar Beispiele dafür, wie man es nicht machen sollte.

„Wir wollen Ihren Auftrag“

LÖSCHEN

„Unser Newsletter für Sie“

LÖSCHEN

„Hochinteressante Ankündigung zur Einführung unseres neuen Produkts!“

LÖSCHEN

Thematisieren Sie die Priorität. Nebensächliche Nachrichten werden auf später verschoben. Vermeiden Sie das Wort „Newsletter“.

Neben inhaltlichen Richtlinien sollten sie auch folgende gestalterische Hinweise beachten um sich von Spam abzugrenzen:

  • Keine durchgängigen Großbuchstaben
  • Keine Ausrufungszeichen
  • Nicht fett oder farblich markieren

Wie Sie Ihren Newsletter gestalten hängt von Ihrem Empfänger ab, ob Sie Unternehmen oder Privatpersonen ansprechen möchten.
Bei Unternehmen versuchen Sie gezielt herauszufinden, was die Ziele des Unternehmens sind, welche Maßnahmen werden von dieser Firma ergriffen um diese Ziele zu erreichen. Gibt es aktuelle Veränderungen oder bevorstehende Ereignisse? Beispielsweise gestiegene Preise, Veränderung im Management oder eine neue Gesetzgebung? Finden Sie dies heraus und formulieren Sie, wie Sie den Status Quo positiv verändern können.

Hier einige Beispiele für Betreffzeilen, die gelesen werden:

„Frage zur Produkteinführungszeit für Ihr XYZ.“
„Kurze Frage zur angestrebten Konversionsrate im nächsten Monat“
„Ideen für Initiative zur Neukundengewinnung“

Gehen Sie inhaltlich auf die Webseite des Unternehmens ein. Erwähnen Sie eine entscheidende, strategische Notwendigkeit. Auch Ihre Arbeit mit Personen in derselben Position und Ihre Erfahrung mit den speziellen Anforderungen und Herausforderungen kann für das angesprochene Unternehmen von Vorteil sein.

Besteht Ihre Zielgruppe dagegen aus Privatpersonen, beziehen Sie alle vorhandenen Faktoren mit ein Alter, Wohnsitz, Schule, Ausbildung oder Beruf.

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